تعد ألمانيا وجهة رئيسية للعديد من الأفراد حول العالم سواء للسياحة أو الدراسة أو العمل أو لم الشمل العائلي وتتطلب غالبية الإجراءات القنصلية المتعلقة بالسفر أو الإقامة في ألمانيا مثل الحصول على التأشيرات أو تجديد جوازات السفر الألمانية أو التصديقات حجز موعد مسبق لدى السفارة أو القنصلية الألمانية المعنية في بلد الإقامة وذلك لضمان سير العمل بكفاءة وتنظيم

أدى الاعتماد على نظام حجز المواعيد المسبقة إلى تحسين جودة الخدمات القنصلية المقدمة من قبل البعثات الألمانية في الخارج وتقليل أوقات الانتظار للمراجعين وضمان حصول كل مراجع على الوقت الكافي لإنجاز معاملته مع الموظف المختص ويعتبر هذا النظام إلزاميا لمعظم الخدمات المقدمة

نظام حجز المواعيد في البعثات الألمانية بالخارج

تعتمد السفارات والقنصليات الألمانية في جميع أنحاء العالم على نظام إلكتروني موحد لحجز المواعيد يعرف بـ (Online-Terminvergabesystem) ويمكن الوصول إلى هذا النظام عادة عبر الموقع الإلكتروني الرسمي للبعثة الألمانية في البلد المعني والذي غالبا ما ينتهي نطاقه بـ (diplo de) ويتيح هذا النظام للمستخدمين حجز مواعيد لمختلف أنواع الخدمات القنصلية

يهدف النظام إلى توزيع المراجعين على أوقات محددة وتجنب الازدحام في قاعات الانتظار ويتطلب من المستخدم اختيار نوع الخدمة المطلوبة بدقة (مثل فيزا شنغن فيزا وطنية جواز سفر تصديق وغيرها) ثم اختيار الموعد المناسب من بين الخيارات المتاحة في التقويم الإلكتروني وتختلف المواعيد المتاحة بشكل كبير حسب نوع الخدمة ومدى الضغط على البعثة

خطوات حجز موعد للخدمات القنصلية الألمانية

لحجز موعد لدى سفارة أو قنصلية ألمانية في الخارج يجب اتباع الخطوات العامة التالية عبر النظام الإلكتروني المخصص

  • زيارة الموقع الإلكتروني الرسمي للسفارة أو القنصلية الألمانية في بلد إقامتك

  • البحث عن قسم "الخدمات القنصلية" (Konsularischer Service) أو "المواعيد" (Termine)

  • اختيار الفئة الصحيحة للخدمة المطلوبة (تأشيرات جوازات سفر تصديقات إلخ)

  • الضغط على الرابط المخصص لنظام حجز المواعيد الإلكتروني (قد يكون service2 diplo de أو رابطا مشابها)

  • قراءة التعليمات والإرشادات الخاصة بحجز المواعيد بعناية

  • اختيار موعد (تاريخ ووقت) متاح من القائمة المعروضة يتناسب مع جدولك

  • إدخال البيانات الشخصية المطلوبة بدقة مثل الاسم وتاريخ الميلاد ورقم جواز السفر والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف

  • تأكيد الحجز النهائي للموعد

  • التحقق من استلام رسالة تأكيد عبر البريد الإلكتروني تحتوي على تفاصيل الموعد وربما رقم مرجعي

من الضروري جدا حجز الموعد قبل فترة كافية من الموعد المطلوب خاصة لطلبات التأشيرة التي تشهد طلبا مرتفعا كما يجب طباعة رسالة تأكيد الموعد وإحضارها معك عند مراجعة السفارة أو القنصلية بالإضافة إلى كافة المستندات المطلوبة للمعاملة مرتبة وكاملة وينصح بمراجعة موقع البعثة المعنية للتأكد من أي متطلبات خاصة أو أوراق إضافية مطلوبة